Emailen? Doe mij maar Social Media

Vorige week mocht ik aanwezig zijn bij een round table sessie samen met Luis Suarez. Nee, niet de voetballer maar een kennis manager van IBM. De heer Suarez staat bekend om het feit dat hij binnen IBM als enige op een gegeven moment gestopt is met e-mail. Een ridicule beslissing volgens zijn collega’s. Zijn beslissing kwam, uiteraard zou ik bijna zeggen, nadat hij terug kwam van een welverdiende vakantie. Zijn mailbox stond weer vol met honderden mails. De eerste 1,5 dagen na zijn vakantie waren zwaar inefficiënt. Nu krijgt hij nog 16 mails. Per week.

Social Media tools
De manier waarop Luis contact houdt met collega’s, klanten, prospects of wie dan ook, is door het gebruik van Social Networking Tools. Uiteraard een aantal van IBM zelf (o.a. Connections) maar ook voornamelijk via Twitter. Door gebruik te maken van deze tool deelt hij niet de kennis 1 op 1 maar helpt hij kennis te delen, one to many. Zelf is Luis hierdoor efficiënter, maar ook zijn collega’s zijn efficiënter. Doordat Luis niet alleen zijn kennis deelt, maar ook de kennis van anderen, zowel intern al extern, komen zijn collega’s vele malen eerder bij relevantere content. Op de vraag welke tools hij gebruikte was hij duidelijk. “ik gebruik maar 3 tools: Twitter, Connections en Google Plus. Facebook heb ik gedag gezegd toen ze mijn foto gingen gebruiken voor marketingdoeleinden richting mijn vrienden. Daar ben ik mee gestopt”.

Impact op collega’s
Is Luis Suarez dan ‘cold turkey’ gestopt? Nee. Hij is hier gefaseerd mee aan de slag gegaan. Enerzijds door voor zichzelf telkens deze drie vragen te stellen: 1. wat doe ik in mijn inbox? 2. waar kan ik dit door vervangen? 3. wat levert dit mij op? Zodoende is hij langzaam maar zeker het werk van zijn inbox gaan verplaatsen naar de sociale netwerk tools. Zijn collega’s voedt hij op door antwoord op een mail te geven in een social netwerk in plaats van een reply op deze mail.

Wat zeg jij?
Zelf ben ik ook geen groot voorstander van e-mail. Wel van social media. Ik vind het een fantastisch initiatief. En ik ben blij dat onze concullega’s bij Atos besloten hebben om als pilot te fungeren. Zij hebben nog 2 jaar om van hun interne mail af te komen. Ik ben benieuwd naar hun bevindingen. Tot die tijd, wat vinden jullie van mail? Ouderwets? Ideaal?

Advertenties

2 responses to “Emailen? Doe mij maar Social Media

  • Sanne Krijgsman

    Stoppen met interne mail: prima plan. Sinds ik er een artikeltje over schreef ben ik zelf ook een stuk bewuster geworden, bijv. wat betreft nodeloos cc-en. Wij gebruiken vooral instant messaging hier, werkt goed. Dwingt je ook om iets meteen af te tikken ipv een mailtje te sturen met het idee “ik hoef er nu nog niks aan te doen, maar laat mijn collega’s wel zien dat ik vast initiatief neem”.

    Privé merk ik dat er ook minder gemaild wordt. FB en What’s app spelen daar vooral een rol in. Dat zal na verloop van tijd ook meer in werk gaan gebeuren vermoed ik.

    Is Suarez ook gestopt met externe mail? Denk dat dat een volgende stap is, nog niet iedereen is immers “om”. En juridisch gezien ook wel interessant. Een e-mail kan tegenwoordig best gelden als “bewijsstuk”, maar hoe zit het met instant messaging en social media?

    • arjenjelsma

      Hi Sanne,

      Zie nu eigenlijk pas je reactie. Mijn blog heeft een tijdje stil gestaan, zodoende.

      Over de cc cultuur waar je het over hebt. Vreselijk natuurlijk. Vaak vanuit het perspectief gestuurd: ‘als ik iedereen maar cc dan kan ik de schuld niet krijgen’ Kwam er een leuk filmpje over tegen op Youtube: http://www.youtube.com/watch?v=QIqA_YKeboc Hierin geven ze eigenlijk ook impliciet antwoord op de vragen die je stel qua ‘juridisch’. Door op deze manier te werken kan iedereen in het zelfde document, overal reactie neer zetten en blijft iedereen in de loopt over wat je zegt. Het document en de reacties zijn gelijk het bewijsstuk.

      Over Suarez, die is zoveel mogelijk gestopt met extern gebruik van mail. Niet iedereen gebruikt nog Twitter of Google+ en je ontkomt er niet aan om af en toe een mailtje te sturen of te beantwoorden. Het levert hem in ieder geval een stuk minder mail op. Door geen mail te sturen, ontvang je namelijk ook een stuk minder mail. Zal jou ook opvallen nu je meer en meer de instant messaging gebruikt.

      Ons intern gebruik van Yammer levert ons ook een stuk minder mail op. We vinden sneller de mensen die we nodig hebben (6000 mensen in NL ken ik niet allemaal namelijk) en kennis verspreid zich sneller binnen de organisatie. Ik ben dus helemaal voor het verminderen van de email 😉

      Arjen

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: